不論是有限責(zé)任公司還是股份有限公司，除規(guī)模較小或股東人數(shù)較少的公司可以不設(shè)董事會外，董事會是公司的必設(shè)機關(guān)，且新《公司法》刪除了“董事會對股東會負責(zé)”的表述，進一步突出了董事會作為公司執(zhí)行機關(guān)的獨立地位，意味著股東會與董事會之間并非領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，股東認為董事會決議不當(dāng)?shù)?，不能直接以股東會決議的形式否定董事會決議，而應(yīng)通過決議無效或撤銷之訴尋求救濟或追究其責(zé)任。這就進一步凸顯了董事會在公司治理中的作用日益重要。基于公司治理實質(zhì)上的合伙化，為保障公司在公司治理方面的自治性、靈活性和效率性，新《公司法》對公司董事會的議事規(guī)則僅有簡要規(guī)定，其余均交給公司章程自治。本文提供的是依據(jù)新《公司法》的相關(guān)規(guī)定制定的公司董事會議事規(guī)則基礎(chǔ)版，供讀者在實務(wù)中參考。
第一條 為了進一步規(guī)范公司董事會的議事方式和決策程序，促進董事和董事會有效履行職責(zé)，提高董事會規(guī)范運作和科學(xué)決策水平，根據(jù)《中華人民共和國公司法》等法律、法規(guī)和《公司章程》等規(guī)范性文件的規(guī)定，制定本規(guī)則。第二條 董事會會議分為定期會議和臨時會議。董事會每年應(yīng)當(dāng)至少在上下兩個半年度各召開一次定期會議。有下列情形之一的，董事會應(yīng)當(dāng)召開臨時會議：（一）代表十分之一以上表決權(quán)的股東提議的；（三）獨立董事經(jīng)獨立董事專門會議決議提議的；第三條 董事會下設(shè)董事會辦公室，作為董事會的日常辦事機構(gòu)。董事會辦公室負責(zé)公司股東會和董事會會議的籌備、文件保管以及公司股東資料的管理，處理董事會的日常事務(wù)。第四條 董事會秘書應(yīng)當(dāng)在發(fā)出召開董事會定期會議的通知前，充分征求各董事的意見，初步形成會議提案后交董事長擬定。董事長在擬定提案前，應(yīng)當(dāng)視需要征求總經(jīng)理和其他高級管理人員的意見。第五條 提議召開董事會臨時會議的，應(yīng)當(dāng)提交經(jīng)提議人簽字（蓋章）的書面提議。書面提議中應(yīng)當(dāng)載明下列事項：提案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)屬于《公司章程》規(guī)定的董事會職權(quán)范圍內(nèi)的事項，與提案有關(guān)的材料應(yīng)當(dāng)一并提交。董事長應(yīng)當(dāng)自收到提議之日起10日內(nèi)，召集董事會會議并主持會議。董事長認為提案的內(nèi)容不明確、不具體或者相關(guān)材料不充分的，可以要求提議人修改或者補充。第六條 召開董事會定期會議和臨時會議，應(yīng)當(dāng)分別提前10日和5日通過直接送達、傳真、電子郵件或者其他方式發(fā)出會議通知。因情況緊急，需要盡快召開董事會臨時會議的，可以隨時通過口頭、電話、傳真、電子郵件或者其他方式發(fā)出會議通知，但召集人應(yīng)當(dāng)在會議上作出說明。第七條 董事會會議書面通知應(yīng)當(dāng)至少載明以下內(nèi)容：（四）會議召集人和主持人、臨時會議的提議人及其書面提議；（六）董事應(yīng)當(dāng)親自出席或者委托其他董事代為出席會議的要求；第八條 董事會定期會議的書面會議通知發(fā)出后，如果需要變更會議召開的時間、地點等事項或者增加、變更、取消會議提案的，應(yīng)當(dāng)在原定會議召開日之前3日發(fā)出書面變更通知，說明情況和新提案的有關(guān)內(nèi)容及相關(guān)材料；不足3日的，會議日期應(yīng)當(dāng)相應(yīng)順延或者取得全體與會董事的認可后按期召開。董事會臨時會議的會議通知發(fā)出后，如果需要變更會議召開的時間、地點等事項或者增加、變更、取消會議提案的，應(yīng)當(dāng)事先取得全體與會董事的認可并做好相應(yīng)記錄。第九條 董事會會議應(yīng)當(dāng)有過半數(shù)的董事出席方可舉行。監(jiān)事可以列席董事會會議；總經(jīng)理和其他高級管理人員未兼任董事的，應(yīng)當(dāng)列席董事會會議。會議主持人認為有必要的，可以通知其他有關(guān)人員列席董事會會議。第十條 董事會會議應(yīng)當(dāng)嚴格按照本規(guī)則召集和召開，按照規(guī)定事先通知所有董事，并提供充分的會議材料，包括會議議題的相關(guān)背景材料、董事會專門委員會意見（如有）、獨立董事專門會議審議情況（如有）等董事對議案進行表決所需的所有信息、數(shù)據(jù)和資料，及時答復(fù)董事提出的問詢，在會議召開前根據(jù)董事的要求補充相關(guān)會議材料。董事會專門委員會召開會議的，公司原則上應(yīng)當(dāng)不遲于專門委員會會議召開前3日提供相關(guān)資料和信息。第十一條 董事會會議由董事長召集和主持；董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由過半數(shù)董事共同推舉一名董事召集和主持。第十二條 董事原則上應(yīng)當(dāng)親自出席董事會會議。董事因故不能出席會議的，應(yīng)當(dāng)事先審閱會議材料，形成明確的意見，書面委托其他董事代為出席。授權(quán)委托書應(yīng)當(dāng)載明以下事項：（三）委托人的授權(quán)范圍和對提案表決意向的指示；委托其他董事對定期報告代為簽署書面確認意見的，應(yīng)當(dāng)在授權(quán)委托書中進行專門授權(quán)。受托董事應(yīng)當(dāng)向會議主持人提交授權(quán)委托書，在會議簽到簿上說明受托出席的情況。第十三條 董事委托和受托出席董事會會議應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）在審議關(guān)聯(lián)交易事項時，非關(guān)聯(lián)董事不得委托關(guān)聯(lián)董事代為出席；關(guān)聯(lián)董事也不得接受非關(guān)聯(lián)董事的委托；（二）董事不得在未說明其本人對提案的個人意見和表決意向的情況下全權(quán)委托其他董事代為出席，有關(guān)董事也不得接受全權(quán)委托和授權(quán)不明確的委托；（三）一名董事不得接受超過兩名董事的委托，董事也不得委托已經(jīng)接受兩名其他董事委托的董事代為出席；第十四條 董事會及其專門委員會會議以現(xiàn)場召開為原則；在保證全體參會董事能夠充分溝通并表達意見的前提下，必要時可以依照程序采用視頻、電話或者其他方式召開，也可以采取現(xiàn)場與其他方式同時進行的方式召開。董事會及其專門委員會會議以非現(xiàn)場方式召開的，出席會議的董事人數(shù)應(yīng)當(dāng)以視頻顯示在場的董事、在電話會議中發(fā)表意見的董事、規(guī)定期限內(nèi)實際收到傳真或者電子郵件等有效表決票，或者董事事后提交的曾參加會議的書面確認函等計算。第十五條 會議主持人應(yīng)當(dāng)提請出席董事會會議的董事對各項提案發(fā)表明確的意見。第十六條 董事阻礙會議正常進行或者影響其他董事發(fā)言的，會議主持人應(yīng)當(dāng)及時制止。第十七條 除征得全體與會董事的一致同意外，董事會會議不得就未包括在會議通知中的事項進行表決。董事接受其他董事委托代為出席董事會會議的，不得代表其他董事對未包括在會議通知中的事項進行表決。第十八條 董事應(yīng)當(dāng)認真閱讀有關(guān)會議材料，在充分了解情況的基礎(chǔ)上獨立、審慎地發(fā)表意見。第十九條 董事可以在會前向會議召集人、總經(jīng)理和其他高級管理人員等有關(guān)人員和機構(gòu)了解決策所需要的信息，也可以在會議進行中向會議主持人建議通知上述人員和機構(gòu)代表參會解釋有關(guān)情況。第二十條 列入董事會會議通知中的每項提案經(jīng)過充分討論后，會議主持人應(yīng)當(dāng)適時提請與會董事進行表決。第二十一條 董事會會議表決實行一人一票，以投票表決或舉手表決或傳真件表決方式進行。現(xiàn)場召開的會議應(yīng)采取投票表決或舉手表決方式；以視頻、電話、電子郵件通訊方式召開的會議，應(yīng)采取投票表決的方式，且出席會議的董事應(yīng)在會議通知的期限內(nèi)將簽署的表決票原件提交董事會；以傳真通訊方式召開的會議，應(yīng)采取傳真件表決的方式，但事后參加表決的董事應(yīng)在會議通知的期限內(nèi)將簽署的表決票原件提交董事會。第二十二條 董事的表決意向分為同意、反對和棄權(quán)。與會董事應(yīng)當(dāng)從上述意向中選擇其一，未作選擇或者同時選擇兩個以上意向的，會議主持人應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)董事重新選擇，拒不選擇的，視為棄權(quán)；董事中途離開會場不回而未作選擇的，視為棄權(quán)。第二十三條 與會董事表決完成后，會議工作人員應(yīng)當(dāng)及時收集董事的表決票，交董事會秘書在一名獨立董事或其他董事的監(jiān)督下進行統(tǒng)計。現(xiàn)場召開會議的，會議主持人應(yīng)當(dāng)當(dāng)場宣布統(tǒng)計結(jié)果；其他情況下，會議主持人應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的表決時限結(jié)束后下一工作日之前，通知董事表決結(jié)果。董事在會議主持人宣布表決結(jié)果后或者在規(guī)定的表決時限結(jié)束后進行表決的，其表決情況不予統(tǒng)計。第二十四條 除本規(guī)則第二十五條規(guī)定的情形外，董事會審議通過會議提案并形成相關(guān)決議，必須有公司全體董事過半數(shù)對該提案投贊成票。法律、行政法規(guī)、《公司章程》和本規(guī)則規(guī)定董事會會議形成決議應(yīng)當(dāng)取得更多董事同意的，從其規(guī)定。第二十五條 董事會根據(jù)《公司章程》的規(guī)定在其權(quán)限范圍內(nèi)對公司對外擔(dān)保事項作出決議，除公司全體董事過半數(shù)同意外，還必須經(jīng)出席董事會會議的三分之二以上董事的同意。第二十六條 不同董事會決議在內(nèi)容和含義上出現(xiàn)矛盾的，以形成時間在后的決議為準。第二十七條 具有下列情形之一的，董事應(yīng)當(dāng)對有關(guān)提案回避表決：（一）《公司章程》規(guī)定董事應(yīng)當(dāng)回避表決的；（二）董事本人認為應(yīng)當(dāng)回避表決的；（三）因董事與會議提案所涉及的主體有關(guān)聯(lián)關(guān)系而應(yīng)予回避的其他情形。在董事回避表決的情況下，有關(guān)董事會會議由過半數(shù)的無關(guān)聯(lián)關(guān)系董事出席即可舉行，形成決議須經(jīng)無關(guān)聯(lián)關(guān)系董事過半數(shù)通過。出席會議的無關(guān)聯(lián)關(guān)系董事人數(shù)不足3人的，不得對有關(guān)提案進行表決，而應(yīng)當(dāng)將該事項提交股東會審議。第二十八條 董事會應(yīng)當(dāng)嚴格按照股東會和《公司章程》的授權(quán)行事，不得越權(quán)形成決議。第二十九條 董事會會議需要就公司利潤分配事宜作出決議的，可以先將擬提交董事會審議的分配預(yù)案通知注冊會計師，并要求其據(jù)此出具審計報告草案（除涉及分配之外的其他財務(wù)數(shù)據(jù)均已確定）。董事會作出分配的決議后，應(yīng)當(dāng)要求注冊會計師出具正式的審計報告，董事會再根據(jù)注冊會計師出具的正式審計報告對定期報告的其他相關(guān)事項作出決議。第三十條提案未獲通過的，在有關(guān)條件和因素未發(fā)生重大變化的情況下，董事會會議在1個月內(nèi)不應(yīng)當(dāng)再審議內(nèi)容相同的提案。第三十一條 半數(shù)以上的與會董事認為提案不明確、不具體，或者因會議材料不充分等其他事由導(dǎo)致其無法對有關(guān)事項作出判斷的，會議主持人應(yīng)當(dāng)要求會議對該議題進行暫緩表決。提議暫緩表決的董事應(yīng)當(dāng)對提案再次提交審議應(yīng)滿足的條件提出明確要求。第三十二條 現(xiàn)場召開和以視頻、電話等方式召開的董事會會議，可以視需要進行全程錄音。第三十三條 董事會會議記錄應(yīng)當(dāng)載明以下內(nèi)容：（五）會議審議的提案、每位董事對有關(guān)事項的發(fā)言要點和主要意見、對提案的表決意向；（六）每項提案的表決方式和表決結(jié)果（說明具體的同意、反對、棄權(quán)票數(shù)）；（八）與會董事認為應(yīng)當(dāng)記載的其他事項。董事會會議記錄應(yīng)當(dāng)真實、準確、完整，充分反映與會人員對所審議事項提出的意見，出席會議的董事、董事會秘書和記錄人員應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名確認。第三十四條 與會董事應(yīng)當(dāng)代表其本人和委托其代為出席會議的董事對會議記錄和決議記錄進行簽名確認。董事對董事會決議表示異議的，有權(quán)要求在會議記錄上記載其所表示的異議。董事既不進行簽名確認，又不對其不同意見作出書面說明的，視為完全同意會議記錄和決議記錄的內(nèi)容。董事應(yīng)當(dāng)對董事會決議承擔(dān)責(zé)任。董事會決議違反法律、行政法規(guī)或者《公司章程》、股東會決議，致使公司遭受嚴重損失的，參與決議的董事對公司負賠償責(zé)任。但經(jīng)證明在表決時曾表明異議并記載于會議記錄的，該董事可以免除責(zé)任。第三十五條 董事長應(yīng)當(dāng)督促有關(guān)人員落實董事會決議，檢查決議的落實情況，并在以后的董事會會議上通報已經(jīng)形成的決議的落實情況。第三十六條 董事會會議檔案，包括會議通知和會議材料、會議簽到簿、董事代為出席的授權(quán)委托書、會議錄音資料（如有）、表決票、經(jīng)與會董事簽名確認的會議記錄、決議記錄、決議公告等。第三十七條 董事會會議記錄應(yīng)當(dāng)作為公司重要檔案妥善保存，保存期限為10年。第三十八條 在本規(guī)則中，除非上下文另有說明，“以上”包含本數(shù)。第三十九條 本規(guī)則未盡事宜，依照國家有關(guān)法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、其他規(guī)范性文件及《公司章程》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；本規(guī)則與國家有關(guān)法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、其他規(guī)范性文件或經(jīng)合法程序修改后的《公司章程》相抵觸的，按國家有關(guān)法律、行政法規(guī)、部門規(guī)章、其他規(guī)范性文件和《公司章程》的規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)立即修訂，報公司董事會審議通過。第四十條 本規(guī)則自公司股東會審議通過之日起施行，修訂時亦同。第四十一條 本規(guī)則由董事會負責(zé)解釋。
